Een spontane glimlach
Ken je de situatie van ‘de nieuwigheid’ is er vanaf? Je bent niet meer de nieuweling, je hoort er nu gewoon bij, je bent onderdeel van het team? We zijn momenteel ruim 5 maanden verder sinds mijn eerste werkdag en in die situatie zit ik nu. Ik hoor erbij en nieuw zijn kan ik niet meer gebruiken als een excuus.
En wanneer je onderdeel van het team bent pak je ook de taken op die daarbij horen. In dit geval was ik diegene die het fort mocht bewaken. In de laatste twee weken van de bouwvak waren alleen ik en een paar andere dappere zielen aan het werk. Ik, in tegenstelling tot sommige andere, gelukkig met airco. Op kantoor was ik vaak alleen, hetgeen betekende dat ik naast marketeer nu ook verantwoordelijk was voor de telefoon. En dat was leuker dan gedacht!
Omdat ik grotendeels in mijn eentje op kantoor zat, een kantoor dat eigenlijk te klein is wanneer iedereen aanwezig is maar wanneer je er alleen bent erg groot en leeg aanvoelt, was ik het eerste aanspreekpunt voor alle bellers. Alles kwam via mij binnen, een goede manier om een beter beeld te krijgen van alle facetten van ons bedrijf. Nu is misschien de eerste nieuwigheid er vanaf en heb ik een duidelijker beeld van wat we doen, maar ik zit normaal niet aan de telefoon en krijg dus niet alles direct mee. Nu kreeg ik alle tussenpersonen, collega’s, bewoners, partners en leveranciers die aan het werk waren aan de telefoon.
Nu waren de gesprekken met tussenpersonen, collega’s, partners en leveranciers vaak niet de meest interessante telefoontjes. Vaak ging het om snel iets door te geven, te vragen of bepaalde mensen weer aan het werk waren terwijl iedereen weet dat het bouwvak is (denk dat een algehele bouwvak alla 2018 misschien niet meer geheel van deze tijd is) of om de stand van zaken over bepaalde projecten te vragen. Komt erop neer dat ik regelmatig e-mailtjes aan het schrijven was waarin ik aangaf wie belde, wat gevraagd werd en met een verzoek tot terugbellen/e-mailen. Even was ik weer terug in mijn tijd bij Interpolis. Ik kwam er ook snel achter dat ik de manier van beschrijven die ik geleerd heb nog niet was vergeten.
De gesprekken die mij wel bijgebleven zijn, zijn de gesprekken met de bewoners. Klinkt een beetje flauw als marketingmedewerker bij een vastgoedonderhoudsbedrijf waarbij één van mijn taken de communicatie met bewoners is. Maar laat mij het even toelichten. Na de bouwvak gaan alle werkzaamheden weer verder, hetgeen betekent dat bewoners de afgelopen 3 weken gewoon informatie kregen over aanstaande werkzaamheden. Brieven waarin we aankondigen dat we in week x een aantal zaken onderhanden gaan nemen, waar een bewoner rekening mee moet houden en wat wij van de bewoner verwachten. Al met al redelijk duidelijke communicatie met duidelijke informatie. Maar toch word je dan door (vaak oudere) bewoners in lichte paniek opgebeld met onduidelijkheden. Vragen over: “Wanneer komen jullie dan precies langs, want de potten die op het balkon staan kan ik niet zelf verplaatsen. Dat moet mijn zoon doen en die woont ver weg en is pas over een week van vakantie terug.” Of “Ik heb een brief gekregen met dat de werkzaamheden bij ons in week 35 beginnen, maar ik zie dat ze nu al op de 6de etage zijn begonnen. Wij wonen op de 2de etage, maar heb nog niet alles verplaatst. Wat nu?” Of een bewoner die schade heeft en waarbij ik aangeef dat we in de eerste week na de bouwvak contact zullen opnemen en dan zegt, ze nemen maandag dus contact met mij op. Iets waarvan ik vrees dat het na 3x herhalen nog niet duidelijk is geworden.
Wat was er dan zo leuk aan deze telefoongesprekken? Voornamelijk het feit dat het mij toch lukte om mensen gerust te stellen. Het is best ingrijpend wat er allemaal lijkt te gebeuren en ik merk dat de bewoners vaak moeite hebben met de snelheid waarmee alles gaat en wat alle gevolgen zijn. Vaak zijn ze in hun hoofd al zoveel stappen verder dat ze vergeten dat er vaak een hele makkelijke oplossing is. Maar wat gemakkelijk voor mij lijkt, hoeft niet altijd gemakkelijk voor hen te zijn. Echter, wanneer je met een licht flirterige stem te horen krijgt ‘Wanneer je belooft mijn 06-nummer niet door te geven mag je die ook hebben hoor!’ dan moet je toch spontaan lachen?
Martijn van der Putten
Marketing en Communicatie